18 tips voor in de tandartspraktijk (2)

Home » Gastvrijheid » 18 tips voor in de tandartspraktijk (2)

18 tips voor in de tandartspraktijk (2)

Geplaatst op

6. Maak het doel voor dit jaar duidelijk aan het team

Waar gaat de praktijk naartoe en waar wil je extra aandacht aan geven: meer aandacht voor preventie of voor het patiëntendossier? Maak het team duidelijk wat je dit jaar wilt bereiken.
Focus geeft richting, maar ook energie als je er haalbare doelstellingen aan verbindt. Het is namelijk leuker om een doel te stellen en te halen, dan te doen wat je altijd al deed en te krijgen wat je al kreeg.
In mondzorgpraktijken hebben teamleden zelden een idee van wat de praktijkhouder belangrijk vindt, terwijl de praktijkhouder denkt dat dit wel zo is. Op DentalPracticeExcellence leer je veel over team motivatie en praktijkdoelen.

7. Plan de medewerkersgesprekken en deel ze in over de tijd

Bedenk hoeveel gesprekken je per jaar per medewerker wilt voeren (zoals functionerings- en beoordelingsgesprekken). Stel dat dit er 3 zijn, deel dan 12 maanden door 3 gesprekken. Zo kun je nu al in de agenda iedere 4 maanden ruimte inboeken voor een serie gesprekken en hier ook alvast de medewerkers van op de hoogte stellen. Door dit nu te doen, voorkom je stress bij het inplannen en weerstand bij de medewerkers. Meer over de diverse gesprekken met toelichting en uitgebreide stappenplannen vind je in ons boek ‘Communicatie in de tandartspraktijk’

8. Patiënten oproepsysteem

Gastvrijheid wordt ook gedreven door het opbouwen van een goede relatie. Je patiënten echt kennen en ze regelmatig zien is daarvoor belangrijk. Natuurlijk moet de patiënt zelf het belang inzien van regelmatige controles en is dat zijn of haar verantwoordelijkheid. De praktijk kan echter veel doen en bereiken met het goed oproepen. Roep de patiënten niet op als ze 2 jaar niet geweest zijn, maar een maand nadat je verwacht had dat ze zouden komen. Na 2 jaar ben je al veel van de relatie kwijt en is het vaak lastiger om weer goed in contact te komen. Zie ook Optimale agendaplanning voor de tandartspraktijk.

9. Checklist PM

Als je als tandarts of praktijkmanager verantwoordelijk bent voor het praktijkmanagement, dan krijg je te maken met een lange lijst van taken die je periodiek moet herhalen of controleren. Maak een PM-checklist waarmee je de terugkerende taken goed kunt bijhouden en in een keer ziet of bijvoorbeeld alles gedaan is voor het introduceren van een nieuwe medewerker of dat je op tijd de functioneringsgesprekken weer hebt gepland. Een voorbeeld lijst vind je vind je in ons boek ‘Communicatie in de tandartspraktijk’

10. Overdrachtsschrift

Je kunt een overdrachtsschrift bijvoorbeeld bij de receptie gebruiken als deze niet fulltime bezet wordt door dezelfde receptioniste. Het lukt niet altijd om dingen helemaal af te ronden op 1 dag en dan is het fijn als je weet waar je collega de vorige shift niet aan toe gekomen is of niet af heeft gekregen.

Denk dan aan die ene patiënt die nog terug moet bellen over de medicatie die hij gebruik in verband met zijn extractie.

Of de patiënt die nog teruggebeld moet worden in verband met een vraag over de begroting.

Pas op dat je alleen realistische beloftes doet aan de patient en die ook opschrijft in het schrift. Zo is “U wordt morgen tussen 09.15 en 09.30 uur teruggebeld door mijn collega” wel een hele strakke belofte, waarvan je niet zeker weet of die nagekomen kan worden. Het is dan beter om aan te geven “Mijn collega belt u in de ochtend, tussen 9.00 en 11.00 uur, terug.”

Een overdrachtsschrift hoeft niet per se een papieren schrift te zijn, maar kan ook digitaal gebruikt worden, bijvoorbeeld in Taken (Exquise). Echter, deze taken zijn, persoonsgebonden en het schrift daarentegen plaats- en functie gebonden. Maar het kan bijvoorbeeld ook een digitaal kladblok op het bureaublad van de computer van de receptie zijn.

Binnenkort: deel 3 van 18 tips voor een beter 2018

Klik hier voor tip 1 t/m 5